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Google Drive: cos’è, come si usa e cosa puoi farci per aumentare la produttività

Usi Google Drive tutti i giorni? Se non sei sicuro di sfruttarlo al massimo delle possibilità, dai un'occhiata a questo post.

Google Drive: cos’è, come si usa e cosa puoi farci per aumentare la produttività

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Google Drive è la soluzione per liberare spazio d’archiviazione, tenere backup aggiornati e lavorare da ovunque si voglia.

Il cloud è davvero il miglior alleato di chi voglia lavorare nel 2019.

Chi sceglie di lavorare da casa ha spesso bisogno di condividere file con persone lontane, ma anche chi è impiegato in ufficio può trovare molto utile avere tutto ciò che gli serve sempre a disposizione.

Ma scegliere un servizio di cloud storage può essere complicato: ne esistono tanti.

Anche Google ne possiede uno: Drive, appunto. E ha tanti vantaggi, tra cui proprio quello di essere sviluppato da Google.

Se non lo conosci bene, continua a leggere. Ti consiglio di approfondire anche se lo usi tutti i giorni, vedremo insieme tanti aspetti meno conosciuti:

  • Cosa è Google Drive
  • Perché è così importante sia Google
  • Quali sono le funzionalità gratis
  • Cosa sono le applicazioni per Drive (e cosa puoi farci)
  • Aumentare lo spazio di archiviazione
  • G Suite, conoscerla per cambiare il proprio business.

Sei pronto?

Partiamo.

Cosa è Google Drive

Google Drive è il servizio cloud del colosso di Mountain View.

In pratica, è una sorta di hard disk virtuale, dove puoi salvare i tuoi file e accedervi da qualunque altro dispositivo con una connessione internet.

Inoltre, puoi creare e modificare documenti – anche in tempo reale, insieme a collaboratori – grazie alle tante applicazioni disponibili:

  • Documenti
  • Fogli
  • Presentazioni
  • Moduli
  • Disegni.

Drive è, quindi, lo strumento ideale per chi lavora da casa o da remoto e deve comunicare con un team di persone.

L’alternativa può essere Dropbox, ma il vantaggio di Drive è che, essendo un prodotto Google, è integrato con altri servizi come Gmail e Foto.

Se sei alla ricerca di uno strumento che ti permetta di gestire il tuo lavoro, continua leggere: andiamo a vedere quali sono le funzioni più utili di questo tool.

Le funzionalità di Google Drive

15 GB di spazio gratis

Ti basta creare un account Google per avere a disposizione 15 GB di spazio di archiviazione gratuitamente.

Salva qualunque tipo di file:

  • foto
  • storie
  • progetti
  • disegni
  • registrazioni
  • video.

Questo spazio è diviso tra i vari servizi: lo stesso Drive, Gmail e Google Foto. Molto spesso, a meno di un uso davvero intenso, sono sufficienti.

Altrimenti puoi acquistare più spazio. Vedremo alla fine di questo post come fare.

Archiviazione e sincronizzazione tra dispositivi

Puoi visualizzare i tuoi file salvati ovunque: non sei obbligato a usare un computer.

Dovunque tu vada, ti basta anche un qualsiasi dispositivo con l’app Drive installata. Tutto sarà aggiornato all’ultima modifica effettuata.

Condivisione di file e cartelle

Sei stanco di dover inviare pesanti allegati via e-mail? Con la possibilità di condividere file e intere cartelle tutto diventa più semplice.

Ti basterà invitare le persone che vuoi a visualizzare, scaricare e collaborare a tutti i documenti che desideri.

L’unica condizione è che anche loro abbiano un account Google o che ne creino uno.

Tranquillo, comunque, tutti i file rimangono privati finché non sei tu stesso a decidere di condividerli.

Ciò vuol dire che nessuno, senza la tua autorizzazione, potrà accedervi.

Le applicazioni Google Drive

Drive, come ti ho detto, non è solo spazio di archiviazione. È anche una piattaforma dove puoi creare e modificare documenti di vario tipo.

Per questo esistono delle app specifiche: alcune sono già predefinite, mentre puoi scaricarne altre da Chrome Web Store.

Ecco alcuni esempi di cosa puoi fare con questi tool:

Creare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni

Hai a disposizione le funzionalità di un qualunque pacchetto Office, in cloud e gratis. Non ti manca davvero nulla per aumentare la produttività alle stelle:

  • Documenti (Docs)
  • Fogli (Sheets)
  • Presentazioni (Slides).

Questi 3 tool sono già pre-installati appena inizierai a usare Drive. Tutto quello che devi fare è lavorare.

Fare sondaggi e analizzare i risultati

Creare quiz online è un formidabile metodo di analisi per chi si occupa di digital marketing o per chi, semplicemente, vuole capire qualcosa in più riguardo, per esempio, i propri dipendenti.

Esistono vari tool per condurre sondaggi, come Typeform e SurveyMonkey, ma la maggior parte sono a pagamento.

Moduli Google, invece, è la soluzione free offerta insieme a Drive e puoi usarla da subito, senza nessun costo aggiuntivo.

Firmare documenti digitali

DocuSign è un’applicazione aggiuntiva, che cioè devi installare manualmente dal Chrome Web Store. In pochi click, senza nessuna scansione, puoi apporre la tua firma a qualunque documento – o farlo firmare da qualcun altro.

Le integrazioni con Google

Come ti ho detto all’inizio, uno dei vantaggi di Drive è che pensato per funzionare con gli altri prodotti Google. Hai un account Gmail o un cellulare Android? Ecco, questo è il servizio che fa per te.

Puoi farci diverse cose, in maniera quasi automatica:

Salvare gli allegati di Gmail

Quando ti inviano un allegato via e-mail, di qualunque tipo esso sia, puoi decidere di non salvarlo sul tuo computer.

salva allegato gmail in google drive

Ti basta passare il mouse sull’allegato e cliccare sul logo di Drive. Da qui, potrai aggiungerlo al tuo cloud e organizzarlo come meglio credi.

La potente funzione di ricerca

Ricordi di aver scattato una fantastica foto davanti alla Tour Eiffel, ma proprio non riesci a ritrovarla? Con la ricerca di Drive è molto più semplice.

Il sistema è capace di riconoscere oggetti nelle immagini e nei testi: ti basterà digitare “Tour Eiffel” per ritrovare tutti i documenti relazionati.

Google Foto

Quest’opzione è fantastica per chi non ha molto spazio sui propri dispositivi, che siano computer, smartphone o tablet.

Infatti puoi salvare foto e video sul cloud, in maniera veloce e sicura, anche applicando modifiche e animazioni.

Chromebook

I Chromebook sono i computer portatili che montano Chrome OS, un sistema operativo open-source sviluppato da Google che funziona principalmente in cloud.

Su questi dispositivi Drive è di serie, cioè lo trovi già installato e funzionante. Addirittura, se compri uno dei modelli più recenti, avrai 100 GB di spazio di archiviazione gratuito.

Scansione di documenti

Forse adesso usi un’app come CamScanner, ma se hai un cellulare Android ti basta solo Drive che archivia subito in PDF documenti come:

  • scontrini
  • lettere
  • estratti conto.

Lavorare offline

Ti ho detto che i servizi cloud funzionano grazie alla connessione internet. Come fare, quindi, quando non ne hai una a disposizione?

Se sei in volo oppure se non hai abbastanza connessione, puoi rendere disponibili i tuoi file offline. Così potrai lavorarci sempre, mentre le modifiche verrano salvate appena hai linea.

Formati di file supportati

Sappiamo benissimo che ogni lavoro ha ormai i suoi formati di file: se un copywriter vivrà tra .doc, un grafico sarà invece sommerso da .psd.

Su Drive, per tua fortuna, puoi archiviare qualsiasi tipologia di documento. Ecco una lista, fornita direttamente da Google, dei tipi di file più comuni che puoi visualizzare sulla piattaforma:

File generici

  • File compressi (.ZIP, .RAR, tar, gzip)
  • Formati audio (MP3, MPEG, WAV, .ogg, .opus)
  • File di immagini (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG)
  • Markup/codice (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py)
  • File di testo (.TXT)
  • File video (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg)

File di Adobe

  • Autodesk AutoCad (.DXF)
  • Illustrator (.AI)
  • Photoshop (.PSD)
  • Portable Document Format (.PDF)
  • PostScript (.EPS, .PS)
  • Scalable Vector Graphics (.SVG)
  • Tagged Image File Format (.TIFF), ideale con immagini RGB .RGB .TIFF
  • TrueType (.TTF)

File di Microsoft

  • Excel (.XLS e .XLSX)
  • PowerPoint (.PPT e .PPTX)
  • Word (.DOC e .DOCX)
  • XML Paper Specification (XPS)
  • File di Microsoft Office protetti da password

File di Apple

  • File di editor (.key, .numbers)

Anche per quanto riguarda le dimensioni dei file, sostanzialmente, non ci sono limiti:

  • Documenti: fino a 1,02 milioni di caratteri. Se converti un documento di testo in formato Documenti Google, può avere una grandezza massima di 50 MB.
  • Fogli di lavoro: fino a 5 milioni di celle per i fogli di lavoro creati o convertiti in formato Fogli Google.
  • Presentazioni: fino a 100 MB per le presentazioni convertite in formato Presentazioni Google.
  • Google Sites (nuova versione): fino a 200.000 caratteri per pagina, fino a 10.000 immagini per sito e fino a 1000 pagine (con un massimo di 10 milioni di caratteri).
  • Tutti gli altri file: fino a 5 TB.

G Suite: Google Drive per le aziende

G Suite è una suite di software progettata da Google per le aziende. Il prodotto, offerto in abbonamento, offre diversi tool per:

  • Comunicare (Gmail, Calendar, Hangouts)
  • Accedere ai file (Drive, Cloud Search)
  • Creare (Documenti, Fogli, Moduli, Presentazioni, Sites, App Maker, Keep)
  • Gestire (Amministratore, Vault, Dispositivi mobili).

Come puoi vedere, la maggior parte di questi strumenti è disponibili anche gratis. Tuttavia, grazie a G Suite, avrai accesso a una serie di feature aggiuntive:

  1. Email personalizzata ([email protected]_azienda.it)
  2. Almeno 30 GB di spazio di archiviazione per ogni utente
  3. Assistenza con operatore Google 24/7
  4. Controlli di amministrazione avanzati
  5. Gestione dei dispositivi mobili
  6. Facile migrazione dei dati.

Aziende come HP e OVS hanno usato e usano G Suite per gestire il proprio lavoro. Se vuoi provare anche tu, ecco le soluzioni che puoi acquistare:

prezzi g suite

Il prezzo mensile è da intendere per singolo utente.

Come iniziare a utilizzare Google Drive

Bene, ci siamo.

Prima di vedere come cominciare a usare Drive, che ne dici di controllare se hai tutti i requisiti di sistema e browser necessari?

I browser che ti permettono di accedere al servizio sono:

  • Chrome
  • Firefox
  • Internet Explorer 11 e Microsoft Edge
  • Safari.

Per ciascuno di questi browser, s’intende l’ultima versione: se non hai ancora aggiornato il tuo software, fallo prima di continuare.

Per usare Drive su computer, invece, hai bisogno di un sistema operativo Windows (da 7 in poi) o Mac (da Yosemite in poi). Attualmente la funzione non è supportata per Linux.

Ovviamente, se hai un cellulare Android o iOS, ti basterà scaricare l’applicazione dal tuo app store.

Come iscriversi a Drive

Passaggio 1: Vai su google.com/drive.

Passaggio 2: Clicca sul bottone blu in mezzo alla pagina.

Passaggio 3: Se non sei iscritto, crea un account Google.

Passaggio 4: Accedi a Il mio drive.

Una volta che avrai completato l’iscrizione o, se hai già un account, appena cliccherai su “Vai su Google Drive” arriverai nel cuore della piattaforma.

Sulla sinistra trovi tutto quello che ti serve:

homepage google drive

Cliccando su “Nuovo”, potrai:

  • Creare o caricare una cartella
  • Caricare un file che hai sul computer
  • Creare un file con una delle app disponibili.

Tutto sarà raccolto nella schermata principale, simile a quella che hai sul tuo desktop. Da lì potrai modificare, cancellare e organizzare come meglio credi.

Aumentare lo spazio: i piani di archiviazione di Google Drive

Quando apri un account Google hai diritto a 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, da suddividere tra Drive, Gmail e Foto.

Tuttavia puoi aumentare lo spazio su Drive acquistando uno dei pacchetti disponibili qui.

Se hai bisogno di ancora più giga, ci sono anche pacchetti da:

  • 2 TB (9,99€ al mese)
  • 10 TB (99,99€ al mese)
  • 20 TB (199,99€ al mese)
  • 30 TB (299,99€ al mese).

Ma i vantaggi di Google One, il piano premium di Google, non finiscono con più spazio per salvare i propri file. Infatti avrai:

  • Assistenza dagli esperti Google
  • Il gruppo Famiglia, grazie al quale potrai condividere l’abbonamento con 5 persone
  • Vantaggi esclusivi, come crediti Google Play, prezzi speciali per hotel e altro ancora.

Conclusioni

Abbiamo finito.

Tutto chiaro?

Adesso sai tutto quello che ti serve per sfruttare al massimo Google Drive nel tuo lavoro (che tu faccia remote working o meno).

Puoi pure iniziare a liberare l’hard disk del tuo pc.

Ma prima di lasciarci voglio farti una domanda.

Cosa usi: Drive o Dropbox? E perché? Lascia la tua risposta nei commenti, facciamo una bella lista di pro & contro :-).