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Dropbox: cosa è, come funziona e perché dovresti usarlo

In questo post vediamo come sfruttare al massimo Dropbox: dammi 5 minuti e lo conoscerai come le tue tasche.

Dropbox: cosa è, come funziona e perché dovresti usarlo

Quick links

Dropbox è il compagno ideale di chi lavora in giro per il mondo.

Ogni nomade digitale sa che è fondamentale avere sempre tutti i file necessari a disposizione.

Sarebbe assurdo pensare di dover trasportare sempre hard disk esterni, chiavette usb e altri dispositivi di archiviazione.

Ecco che allora un servizio di cloud storage diventa un alleato imprescindibile.

Lo hai già scelto? Se la risposta è no, continua a leggere.

Altrimenti… beh, continua a leggere lo stesso: nel caso in cui non usassi Dropbox ti farei un’idea anche di questo servizio.

Magari fa proprio per te.

In questa guida vedremo:

  • Cos’è questo tool
  • Quali sono le principali funzionalità che devi conoscere
  • La parola chiave di Dropbox
  • Come puoi usarlo da pc e smartphone
  • I piani free e premium a tua disposizione.

Sei pronto?

Partiamo.

Cosa è Dropbox?

Dropbox è un servizio di cloud storage, cioè che permette di archiviare file in server virtuali e accedervi quando si vuole.

A cosa serve? Lascio che siano loro a spiegartelo:

Il nostro obiettivo è liberare l’energia creativa del mondo progettando un modo più efficiente di lavorare.

In poche parole, ti permettono di caricare documenti, video e foto che puoi ritrovare, uguali, quando e dove vuoi.

Capisci che, per chi si occupa di digital marketing, avere un tool del genere a disposizione è davvero vitale.

Puoi avere sotto mano tutto ciò che ti serve per lavorare, in qualunque parte del mondo, sia sul computer che su smartphone.

Alcune alternative sono Evernote e Google Drive:

  • Evernote ha meno funzioni, ti permette di scrivere note e salvare documenti che trovi in rete.
  • Drive è molto più simile, si tratta del diretto concorrente. La differenza fondamentale è che, essendo un prodotto Google, è molto più legato al gigante di Mountain View.

Vuoi iniziare a testare Dropbox?

Tutto ciò che devi fare è registrarti dal sito ufficiale:

registrazione dropbox

Successivamente potrai accedere all’area di lavoro – “progettata per ridurre le attività improduttive e farti concentrare sulle cose importanti”.

Come funziona Dropbox

L’aspetto di Dropbox, quando effettui l’accesso, è molto semplice:

dropbox funzionalità

A sinistra puoi navigare tra le sezioni principali:

  • Homepage
  • File
  • Paper
  • Showcase.

A destra invece trovi le opzioni più importanti:

  • Crea nuovo file
  • Carica file
  • Carica cartella
  • Nuova cartella condivisa.

Da questa schermata puoi iniziare a usare il servizio in modo professionale per facilitare e velocizzare il tuo lavoro.

Se vuoi conoscere meglio tutte le funzioni, tuttavia, ti consiglio di continuare a leggere.

Le funzionalità di Dropbox: cosa puoi fare, spiegato facile

L’archiviazione dei file

Salva i tuoi file da qualunque dispositivo e ritrovali su qualunque dispositivo.

Inoltre, su qualunque tipo di file, puoi effettuare modifiche che si sincronizzano in automatico su tutti i dispositivi.

La condivisione di file e cartelle

L’archiviazione cloud ti permette di inviare i file a tuoi collaboratori, clienti o amici. Non è necessario che anche loro abbiano un account Dropbox. Tra i vantaggi, l’aggiornamento in tempo reale dei file condivisi.

Dropbox Paper

Dropbox Paper è un’ottima alternativa a Google Documenti. Ti permette di creare uno spazio condiviso con i tuoi collaboratori per lavorare con il tuo staff sui vostri progetti:

Dropbox Showcase

Trasforma i tuoi progetti in una pagina da condividere con partner e clienti. Tieni anche traccia di chi visualizza cosa.

showcase

La gestione del team

Dropbox Business, la versione aziendale del servizio, ti consente di:

  • organizzare i file aziendali in un solo posto
  • monitorare l’attività del tuo team
  • proteggere l’accesso ai dati condivisi.

Le integrazioni

Slack, Gmail e le altre principali app per lavoro sono integrate con Dropbox. Ciò significa che puoi continuare a lavorare nel modo che preferisci.

Sicurezza: la parola chiave di Dropbox

Lavorare da casa oppure in remote working spesso significa inserire, inviare e condividere dati sensibili online.

Ecco che allora scegliere un servizio di file hosting sicuro diventa imprescindibile.

Dropbox si impegna a proteggere:

  • i tuoi file
  • la tua privacy
  • il tuo account.

Documenti, fotografie e video sono in cassaforte grazie a un sistema di crittografia avanzato:

Ogni file è diviso in blocchi discreti, che sono frammentati e criptati utilizzando una cifratura complessa.

Inoltre, se pure succedesse qualcosa, è possibile ripristinare i file – viene conservata una cronologia di tutte le versioni per 30 giorni.

Per proteggere l’account, infine, Dropbox consiglia di:

  1. Scegliere una password unica e sicura
  2. Attivare verifica in due passaggi
  3. Monitorare l’attività dell’account
  4. Fare attenzione a phishing e malware.

Questi accorgimenti ti permettono di aumentare la sicurezza dei tuoi dati: cerca soprattutto di non utilizzare una password debole (puoi usare software come LastPass).

Come usare Dropbox: app per computer e smartphone

Hai 2 possibilità:

  1. computer (PC e Mac)
  2. smartphone (Android e iOS).

Applicazione desktop

Puoi usare Dropbox sia accedendo dal sito che usando l’applicazione per desktop che il suo team ha sviluppato.

Puoi scaricare la versione desktop qui.

Applicazione mobile

Se ti trovi spesso in giro e non hai sempre il computer con te, l’app per smartphone è la soluzione che fa per te.

Continua a lavorare senza interruzioni: accedi agli stessi file su cui ti stavi concentrando, riprendendo dal punto in cui li avevi lasciati.

Puoi scaricare l’app per Android e iOS qui.

I piani

Per iniziare o per progetti di piccole dimensioni, puoi usare senza problemi la versione base gratis.

Tuttavia se vuoi aumentare lo spazio di archiviazione, accedere a funzionalità avanzate e versioni pensate per team puoi scegliere uno dei piani disponibili.

Vuoi saperne di più? Continua a leggere.

Per i singoli: Basic, Plus, Professional

Dropbox Basic è l’account gratuito, con 2 GB di spazio incluso, che ti permette di:

  • accedere ai file ovunque ti trovi
  • eseguire il backup dei file
  • condividerli con chiunque.

Se hai bisogno di funzionalità più avanzate, tuttavia, sono disponibili anche i piani Plus (2 TB) e Professional (3 TB):

dropbox plus e professional

Dropbox Business: Standard, Advanced, Enterprise

Se invece hai bisogno di Dropbox per la tua azienda, puoi usare Dropbox Business – come fanno già 300.000 società.

Ecco le funzionalità disponibili:

Per quanto riguarda i piani disponibili, puoi scegliere tra Standard, Advanced ed Enterprise:

piani dropbox business

Conclusioni

Siamo alla fine.

Voglio lasciarti con un’ultima chicca: si chiama Smart Sync.

Vuoi risparmiare spazio sull’hard disk del tuo computer? Questa è la funzione che fa per te.

Accedi alla cartella Dropbox e a tutti i file che contiene direttamente dal desktop.

Il vantaggio? Puoi aprirli, leggerli e modificare come se fossero in locale, senza dover necessariamente prima scaricarli.

Apri, lavora e salva.

Le modifiche verranno sincronizzate in maniera automatica sul cloud.

Tutto chiaro?

Qual è la tua scelta per il cloud storage: Dropbox, Drive o altro? Lascia un commento e spiegaci il tuo perché.