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Come si fa una relazione: la guida completa per creare report lavorativi

In questa guida vediamo come si fa una relazione. Conosci i 6 step necessari per scrivere un report completo ed efficace? Ne parliamo qui.

Come si fa una relazione: la guida completa per creare report lavorativi

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Come si fa una relazione efficace?

Chiariamo subito un punto.

Una relazione efficace è quella che non solo riesce a esporre i fatti in modo ordinato, chiaro e preciso.

Per essere effettivamente utile un report deve dare spunti di riflessione e, se possibile, offrire soluzioni a problemi.

Se devi scrivere una relazione di lavoro, è bene partire da questo presupposto.

Il tuo lavoro può avere un valore immenso.

Sei pronto a imparare come fare?

In questa guida andremo a vedere:

  • Cos’è una relazione?
  • Come scrivere una relazione in modo facile e veloce
  • Cosa devi sapere per fare una buona relazione dal punto di vista stilistico.

Partiamo.

Cos’è una relazione?

La definizione che dà la Treccani è questa:

Rapporto che collega, in maniera essenziale o accidentale, due o più cose, fatti, concetti.

Esposizione, orale o scritta, con cui si danno informazioni intorno allo stato di una questione, ai risultati di una perizia, ai lavori compiuti da una commissione, da un organo collegiale.

In poche parole, si tratta di un testo in cui sintetizzi i risultati di una ricerca, i contenuti di un progetto o gli eventi di un’esperienza.

Per esempio, può essere il report mensile del lavoro svolto in azienda.

Lo scopo principale è informare chi leggerà la relazione riguardo un fatto che gli interessa o potrebbe interessargli.

Ma come si fa a preparare un report efficace? Lascia che ti spieghi.

Potresti pensare che sia molto semplice: apri Word, inizi a scrivere tutto quello che ti passa per la mente e… finito.

Ti sbagli.

Allo stesso tempo non temere se non sai proprio dove mettere le mani. Stiamo per vedere come organizzare il lavoro per fare una relazione.

Come scrivere una relazione: 6 step per completare il lavoro in poco tempo

Analisi del target

Chi leggerà la tua relazione? Fatti questa domanda prima ancora di metterti alla scrivania.

Sapere a chi è rivolto il report ti permette di calibrare alcuni fattori come lo stile usato e le informazioni da inserire.

  • Qual è l’obiettivo di questo documento?
  • Che messaggio devo trasmettere?
  • Quali sono gli argomenti che attirano maggiormente l’attenzione?

Ecco, una fase di riflessione è decisiva per andare a creare una relazione davvero incisiva.

Immagina di dover scrivere un report per i tuoi superiori. A loro interesseranno elementi che, invece, i membri del tuo team potrebbero ritenere superflui.

Un’analisi del pubblico, scritta o mentale, ti aiuta a evitare di risultare noioso e inutile.

Documentazioni, bibliografia e fonti

A questo punto sai a chi ti devi rivolgere. Per sommi capi potresti già sapere cosa dovrai dire. Ma prima di iniziare devi prenderti del tempo.

La ricerca delle fonti potrebbe portarti via diverse ore, ma ti assicuro che è fondamentale.

Una relazione efficace deve presentare prove a sostegno di ciò che afferma: tanto meglio se queste sono prove molto autorevoli.

Tanto dipende dall’argomento che tratti, ma ti consiglio di cercare libri, ricerche e articoli scientifici che possono darti una mano nella stesura della relazione.

Ovviamente se citi uno o più passaggi, devi citare la fonte. Ma, a parte questo, la fase di documentazione ti aiuterà anche a schiarirti le idee.

La scaletta

Quando scrivi qualunque testo è fondamentale la chiarezza mentale.

La buona riuscita della relazione dipende in larga parte dalla struttura che andrai a creare.

Esistono varie soluzioni, come la piramide rovesciata. Consiste nell’iniziare dalle informazione più importanti per poi approfondire gli aspetti secondari.

In questo modo sarai sicuro di far passare il messaggio essenziale.

Pianifica in modo attento gli elementi che formeranno il tuo testo:

  • titolo
  • introduzione
  • metodo di ricerca (se richiesto)
  • risultati
  • discussione dei risultati
  • conclusione
  • referenze (bibliografia, fonti, ecc.).

Puoi provare a immaginare il tuo testo come una serie di contenitori in cui andare a sistemare tutte le idee che vuoi esporre.

Per aiutarti a mettere in ordine puoi affidarti a uno strumento come le mappe concettuali.

La stesura

Trova il metodo che ti fa sentire a più tuo agio. Qui mi limiterò a darti qualche dritta.

Una volta che avrai la tua struttura, mentale o scritta, sarà molto più semplice andare a inserire le giuste informazioni al posto giusto.

Tuttavia, almeno all’inizio, ti sembrerà di non sapere da dove iniziare.

Tranquillo, è normale.

Il punto è che spesso cerchiamo subito la perfezione, rimanendo alla fine bloccati davanti al foglio bianco.

Ma sai cosa penso del blocco dello scrittore? È una leggenda metropolitana.

Se conosci un argomento, hai sempre qualcosa da dire. Tanto più se si tratta di un report su qualcosa che hai fatto.

Si tratta di togliere il tappo che costringe le idee a rimanere nella tua mente.

Il consiglio principale che ti do è iniziare a scrivere senza preoccuparti di contenuto, forma e stile. Avrai tempo per correggere, aggiungere e togliere.

Ora come ora hai solo bisogno di dare vita alla prima bozza del testo. Il lavoro di sgrezzamento è per un secondo momento.

La conclusione

Siamo alla fine. Hai introdotto l’argomento, presentato i dati e discusso i risultati. Ora è il momento di riflettere su quanto è emerso.

Valuta il lavoro, commenta le difficoltà e fai delle proposte.

Una relazione che, oltre a presentare uno o più problemi, offre anche una via d’uscita è d’immenso valore per un’azienda.

Non basta solo dire che c’è qualcosa da fare, indica pure come farlo.

Ora fermati un attimo.

Adesso hai il testo della relazione pronto. Ma non è ancora il momento di inviarla agli interessati. Prima bisogna formattare il testofare l’editing.

La formattazione del testo

Importa poco se la tua relazione sarà letta in pdf o sarà stampata e distribuita in formato cartaceo.

La formattazione è sempre e comunque fondamentale.

Formattare un testo significa renderlo visivamente accattivante, facile da leggere e da consultare.

Gli strumenti che hai a disposizione per la formattazione sono diversi:

  • font (carattere del testo)
  • dimensione
  • disposizione (a sinistra, centrato, a destra, giustificato)
  • grassetto
  • corsivo
  • sottolineato
  • colore
  • bullet point.

Puoi usare un font diverso per mettere in risalto un passaggio – per esempio, una definizione oppure una citazione.

Allo stesso tempo grassetto, corsivo e sottolineato ti aiutano a mettere enfasi sui concetti a cui tieni maggiormente.

Infine liste puntate, come quella che hai appena letto, ti possono aiutare a schematizzare i concetti in modo chiaro.

La revisione: come fare una relazione impeccabile

Ci siamo.

Prima ti ho detto che all’inizio dovresti scrivere tutto così come ti viene in mente.

Avere una base da cui partire è decisivo per portare a termine il lavoro senza procrastinare.

Chi inizia a costruire una casa comincia dalle fondamenta e solo dopo sceglie il parquet, tinteggia le pareti con un bel colore e mette i mobili.

Così, allo stesso modo, chi scrive una relazione deve prima creare la base grezza e quindi rifinire, abbellire e migliorare.

Il momento è questo.

La revisione non consiste solo nella correzione degli errori, ma anche nel cambiare ciò che non va e rendere l’intera relazione più completa.

Potresti decidere di cambiare la disposizione dei paragrafi, aggiungere una citazione oppure eliminare qualche frase.

Ti consiglio di cercare di togliere tutto il superfluo, prima di aggiungere. Ora vediamo perché.

Semplicità, chiarezza e correttezza: lo stile di una relazione

Non stai scrivendo un romanzo. Così come per un articolo di giornale, devi tenere a mente 3 concetti fondamentali:

  • semplicità
  • chiarezza
  • correttezza.

Quando rivedi il testo, pur mantenendo il tone of voice adatto, cerca di semplificare quanto più possibile.

Certo, se ti rivolgi a dei dirigenti d’azienda, devi comunque mantenere uno stile formale. Ma ciò non vuol dire che devi suonare incomprensibile.

Pensi che una parola sia troppo complicata? Cambiala, senza troppi problemi.

Essere semplici non voler dire non conoscere. Anzi, molto spesso, dietro i paroloni e le frasi lunghissime si nasconde una scarsa padronanza dell’argomento.

Vai dritto al punto.

Allo stesso tempo, per cercare di essere più chiaro possibile, inserisci esempi, dati e fatti che rendano più facile seguire il ragionamento.

Tieni sempre un occhio al contenuto e alla forma:

Sei attento? Ci siamo quasi.

Inserire fotografie, immagini, tabelle e infografiche

Siamo agli aggiustamenti finali. Foto, immagini, tabelle e infografiche ti permettono di:

  • rendere il testo più scorrevole
  • sintetizzare concetti, anche lunghi e complicati
  • rafforzare l’autorevolezza di ciò che dici.

Su internet trovi tanti siti per scaricare immagini senza copyright, come Pixabay, oppure altri per creare infografiche.

Sfruttali per dare un tocco in più al tuo report.

Conclusione

Siamo alla fine.

Prima di lasciarti voglio darti un consiglio avanzato sulla scrittura.

Gli spazi bianchi sono un tuo grande alleato. Al contrario di quello che potresti pensare ciò non vale solo per la scrittura sul web.

Anche quando scrivi un documento cartaceo è bene evitare i blocchi di testo immensi. Spaventano il lettore e lo spingono a saltare interi paragrafi.

L’ideale sarebbe andare a capo ogni 2-3 righe. Apri un concetto, approfondisci e chiudi: continua così fino alla fine.

Tutto chiaro?

Fammi sapere nei commenti se hai mai scritto una relazione e se sì, quali sono le lezioni che hai imparato 🙂